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REGION: BELGIUM
Faire du lieu de travail un service comme un autre

LE MOMENT EST-IL VENU D’ÉTUDIER LA POSSIBILITÉ DE LOUER AU LIEU D’ACHETER ?

La puissance de calcul, les plates-formes et les logiciels peuvent déjà être achetés sous forme de service, donc pourquoi ne pas en faire pas de même avec votre infrastructure informatique ? Nous allons vous expliquer le concept de Waas (workplace as a service) et vous en présenter les avantages.

Commandez aujourd’hui, soyez livré demain ! L’idée est séduisante, mais elle ne pourra jamais s’appliquer à l’infrastructure informatique. Car les méthodes traditionnelles d’achat d’équipements informatiques sont bien trop complexes et bien trop longues. Avant qu’un achat ne puisse être effectué, des processus d’appels d’offres et de planification budgétaire souvent lourds doivent être respectés. Il est d’ailleurs courant qu’ils soient même distincts pour les logiciels et pour les équipements. Ensuite viennent les contrats de maintenance et d’assistance, qui sont fréquemment conclus avec d’autres prestataires de services. Une fois tous les différents maillons de la chaîne livrés, arrivent la configuration des PC ou des ordinateurs portables, l’installation des applications requises et la mise en réseau des équipements. À elle seule, cette étape peut prendre plusieurs semaines compte tenu de la charge de travail élevée à laquelle sont régulièrement confrontés les départements informatiques.

Dans certains cas, on n’accorde que très peu d’importance à l’effacement des données et à l’élimination des actifs conformément aux obligations légales à l’issue de leur vie utile.

En l’attente de leur nouvel environnement de travail, les employés finissent par perdre patience. Après tout, chez eux, ils ont l’habitude d’avoir accès à des ressources informatiques d’un simple clic. Les achats informatiques conventionnels constituent également un casse-tête en matière de planification budgétaire. Les frais étant répartis entre différents actifs, il est particulièrement difficile d’en calculer le montant réel. Il y a ensuite les risques encourus tout au long du cycle de vie de l’équipement, par exemple les pannes, la perte ou encore le vol.

Louer au lieu d’acheter, ce qui est devenu monnaie courante pour les logiciels, peut maintenant s’appliquer également à l’infrastructure informatique.

LE LEASING AU LIEU DE L'ACHAT : LE LIEU DE TRAVAIL EN TANT QUE SERVICE

man with glasses at a desk looking at a computer screen

TOUR D’HORIZON DES AVANTAGES DU WAAS

UN SEUL ET UNIQUE MONTANT FORFAITAIRE POUR L’ENSEMBLE DE VOTRE INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE PROFESSIONNELLE

Le processus consiste traditionnellement à acheter les équipements et les logiciels, à les ajouter aux immobilisations corporelles et à les amortir sur plusieurs années. Toutefois, les différentes durées et règles en vigueur dans ce domaine nuisent à la transparence et rendent la comptabilité plus complexe. Il convient ensuite de tenir compte des risques encourus, par exemple si le déblocage de réserves latentes donne lieu au paiement d’impôts supplémentaires. Grâce au modèle de leasing, les actifs, dont les logiciels font partie, restent la propriété du prestataire de services à qui il revient de satisfaire à l’ensemble des obligations comptables. En tant que client, vous n’avez alors plus qu’à imputer les charges d’exploitation dans vos comptes, comme vous le faites déjà pour Office 365, Salesforce et autres produits SaaS. Les frais fixes applicables aux équipements et à l’ensemble des services offrent bien d’autres avantages.

TRANSPARENCE ET NON CONJECTURES

Rares sont les entreprises à pouvoir se targuer de connaître avec certitude le coût de leur infrastructure informatique à l’euro ou au centime près. La multiplicité des durées d’amortissement, des données d’achat et des contrats d’assistance et de maintenance leur complique bien trop la tâche. Une infrastructure louée, d’un autre côté, figurera dans la comptabilité sous la forme du montant convenu. Cela renforce la transparence et la sécurité pendant toute la durée du leasing.

SATISFACTION DES EMPLOYÉS ET NON FRUSTRATION

Grâce au WaaS, la nouvelle infrastructure informatique est disponible en quelques jours seulement, et non des semaines ou des mois. Selon le cas de figure, les employés peuvent choisir entre un nombre bien plus grand d’options que dans le cas des achats informatiques traditionnels, ce qui améliore leur satisfaction et renforce leur dévouement envers l’entreprise. Un portail en libre-service leur permet par exemple de choisir la combinaison équipements/logiciels qu’ils préfèrent à partir d’une sélection réalisée sur la base de leur profil professionnel fourni par l’employeur. Simple à utiliser et offrant un parcours d’utilisation optimal, ce portail peut contribuer de manière significative à la réussite du projet tandis que la transparence des structures des coûts, la neutralité budgétaire des options et la globalité de l’approche adoptée offrent de nombreux avantages à l’entreprise.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL INDIVIDUEL ET NON UNIVERSEL

La flexibilité accrue constitue également un autre avantage du modèle de leasing. L’éventail des environnements de travail susceptibles d’être personnalisés et équipés grâce au portail en libre-service est vaste. L’utilisateur peut par exemple choisir un PC et plusieurs écrans pour son bureau et un ordinateur portable ou un smartphone pour effectuer des déplacements ou travailler à distance. Tous ces appareils offrent un environnement de travail dont l’utilisateur est familier et qui lui permettent de se connecter au réseau de l’entreprise d’un simple clic sans configuration supplémentaire. Peu importe que cet utilisateur soit un commercial qui sillonne les routes, car il aura besoin d’un environnement mobile ou encore un comptable qui aura besoin d’un poste de travail puissant et de plusieurs écrans pour effectuer des calculs complexes. Même si ces utilisateurs devaient être amenés à échanger leur poste, cela ne poserait aucun problème puisque les postes de travail peuvent être facilement adaptés au profil professionnel à tout moment.

REMARKETING POUR UNE ÉCONOMIE CIRCULAIRE

De nombreuses entreprises n’accordent que très peu d’importance à ce qu’il adviendra de ces équipements une fois leur vie terminée. Trop souvent les vieux téléphones portables, ordinateurs portables ou PC finissent au fond de tiroirs ou dans des placards et, dans de nombreux cas, les données qu’ils contiennent ne sont jamais effacées comme il se doit. Ce problème est encore plus grave si de vieux équipements contenant des données sensitives se trouvent mis en vente sur eBay ou d’autres plates-formes, ce qui est contraire à la loi et peut donner lieu à de lourdes amendes. Les modèles de leasing incluent souvent, dans le cadre du contrat, un effacement des données (dans le respect des obligations légales) , un remarketing ou encore l’élimination des actifs inutilisés. Cela signifie moins de travail et moins de risques pour vous.

GRÂCE AU WAAS, TOUT LE MONDE EST GAGNANT

Il peut être tentant de passer progressivement à un modèle de leasing, mais il existe des manières bien plus simples d’atteindre vos objectifs. Une transition progressive crée un système à deux vitesses dans le cadre duquel certains employés ont accès au portail en libre-service et donc de tous les avantages qu’offre un environnement de travail flexible, alors que leur voisin de bureau est en ligne avec l’assistance pendant deux heures au moindre problème, ou connaît les pires difficultés pour travailler depuis son domicile ou encore lors de ses déplacements. Une telle approche n’est pas non plus particulièrement utile pour les départements informatique ou financier. Au contraire, l’utilisation simultanée de plusieurs méthodes d’achat ne fait qu’ajouter de la complexité à leur travail.

C’est pour cette raison que nous recommandons le passage de l’intégralité du paysage informatique au WaaS à une date précise. Des prestataires de services tels que CHG-MERIDIAN proposent toute une gamme de services qui peuvent grandement simplifier cette transition. Plusieurs options existent. L’une d’elles est le modèle de vente et de leasing (sale-and-lease-back) dans lequel le prestataire de services achète l’équipement actuel et l’intègre à l’offre de WaaS. De cette manière, tous les employés ont accès à un vaste éventail de logiciels et de services dès le premier jour. Toutefois, même si vous préférez procéder à la migration de l’ensemble de vos employés vers une nouvelle plate-forme matérielle uniforme, le prestataire de services WaaS peut vous accompagner en récupérant les anciens actifs que vous souhaitez remplacer, même s’ils ne sont pas intégralement amortis, en les effaçant comme la loi l’exige et en les vendant ensuite au meilleur prix. Le produit de la vente vous sera versé et pourra servir à financer votre projet de WaaS.

Louer au lieu d’acheter, ce qui est devenu monnaie courante pour les logiciels, peut maintenant s’appliquer à l’infrastructure informatique. Le WaaS possède de nombreux avantages. L’employé a accès à un environnement de travail complet qui peut être adapté selon son profil professionnel et l’évolution de ses missions grâce à un portail en libre-service. Le département informatique n’assume plus la lourde tâche qui consiste à administrer et à assurer la maintenance de tout un contingent d’actifs hétérogènes sous différentes versions logicielles et peut au contraire se concentrer pleinement sur les missions stratégiques de la transformation numérique. Dernier point et non des moindres, le département financier connaît enfin le coût exact de l’infrastructure informatique sans avoir à se débattre avec les nombreuses durées d’amortissement et les listes interminables d’actifs.

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Geoffrey Umba

Country Service Manager