Choose your region

or choose our
SEARCH
REGION: BELGIUM
Werkplek als een service

Is het tijd om leasen in plaats van kopen te overwegen?

Rekencapaciteit, platforms en software kunnen al als service worden aangeschaft. Waarom dan niet alle IT voor de werkplek? We leggen het concept uit achter Workplace as a Service (WaaS) en de voordelen hiervan.

Vandaag besteld, morgen bezorgd. Een leuk idee, maar niet toepasbaar voor werkplek-IT. De traditionele aankoopmethoden  voor IT-apparatuur zijn gewoonweg te complex en langdurig. Vooraleer een aankoop kan worden gedaan, moeten vaak uitgebreide budgetplanning- en aanbestedingsprocessen doorlopen worden. En bovendien meestal apart voor hardware en software. Dan zijn er ook nog de contracten voor onderhoud en ondersteuning die vaak worden overeengekomen met andere service providers. En als alle verschillende elementen eindelijk geleverd zijn,  is het tijd voor configuratie van de pc of laptop, installatie van de benodigde toepassingen en integratie in het netwerk. Gezien de chronisch hoge werkdruk op IT-afdelingen kan alleen deze stap al een aantal weken duren.

Leasing instead of buying: workplace as a service

man with glasses at a desk looking at a computer screen

De voordelen van WaaS in één oogopslag

Workplace as a service (WaaS) is een steeds populairder wordend model dat deze problemen en extra kosten vermijdt. Deze service wordt onder andere aangeboden door technologiespecialist CHG-MERIDIAN. De voordelen voor deze aanpak zijn duidelijk:

Eén vast bedrag voor uw zakelijke IT

Het traditionele proces is hardware en software aanschaffen, deze toevoegen aan bestaande activa en deze een aantal jaren afschrijven. Maar verschillende afschrijvingstermijnen en -regels zorgen voor minder transparantie en een complexere boekhouding. Dan zijn er ook nog risico's, bijvoorbeeld als het vrijkomen van verborgen reserves leidt tot extra belastingeisen. Met het leasemodel blijven de activa, inclusief de software, eigendom van de die alle boekhoudvereisten verzorgt. Als klant hoeft u alleen maar de gebruikskosten in de boeken in te voeren op dezelfde manier als u al doet met Office 365, Salesforce en andere SaaS-producten. Vaste prijzen voor de hardware en alle services bieden nog meer voordelen.

Transparantie, geen giswerk

Niet veel bedrijven kunnen met volledige zekerheid tot op de cent nauwkeurig zeggen hoeveel hun werkplek-IT kost. De structuur van verschillende afschrijvingstermijnen, en de contracten voor onderhoud en service is gewoon te ingewikkeld. Daarentegen wordt een geleasede werkplek elke maand in de boeken opgenomen met de overeengekomen afbetaling. Dit zorgt voor transparantie en planningszekerheid gedurende de gehele looptijd van de lease.

Werknemerstevredenheid, geen frustratie

Met WaaS is de nieuwe werkplek-IT binnen een paar dagen beschikbaar en niet pas na weken of maanden. Afhankelijk van omstandigheden kunnen medewerkers uit meer opties kiezen dan met traditionele van IT, wat hun tevredenheid over en betrokkenheid bij het bedrijf vergroot. Via een selfserviceportal kunnen ze bijvoorbeeld hun eigen hardware- en softwarecombinatie uitkiezen uit een selectie die de werkgever voor hun functieprofiel heeft samengesteld. Het portal is eenvoudig in gebruik en biedt een optimale gebruikerservaring en kan daardoor bijdragen aan het succes van het project, terwijl de transparante kostenstructuren, budget-neutrale opties en full-service-benadering het bedrijf veel voordelen opleveren.

Individuele werkplek, niet alledaags

Een ander voordeel van het leasemodel is de grotere flexibiliteit. Via het selfserviceportal kan een breed scala werkomgevingen op maat worden gemaakt en uitgerust. Zo kan de gebruiker bijvoorbeeld een pc en meerdere beeldschermen kiezen voor werken aan een bureau en een laptop of smartphone voor werken onderweg en op afstand. Alle apparaten bieden de werkomgeving waar de gebruiker bekend mee is en maken het mogelijk dat de gebruiker zonder aanvullende configuratie met een klik op een knop verbinding kan maken met het bedrijfsnetwerk. Het doet er niet toe of het nu een verkoper is die de wereld en mobiele eisen heeft of een accountant van de financiële afdeling die voor complexe berekeningen een krachtig werkstation nodig heeft met meerdere schermen. Zelfs als deze gebruikers van plek wisselen is dat geen probleem, want de werkplekken zijn altijd eenvoudig aan te passen aan het functieprofiel.

Remarketing, niet slopen

Veel bedrijven denken niet echt na over wat er met de nieuwe apparatuur gebeurt als de gebruiksduur voorbij is. Heel vaak belanden oude smartphones, laptops en pc's in lades en magazijnen. En vaak is de data op de apparatuur niet goed verwijderd. Een nog groter probleem is dat oude apparatuur met daarop nog gevoelige gegevens op eBay of andere platforms belandt. Dat is in strijd met de wet en kan tot hoge boetes leiden. Bij veel leasemodellen is data erasure (in overeenstemming met de wettelijke eisen) en remarketing of wegdoen van activa opgenomen in het contract. Dit betekent minder moeite en minder risico's.

Iedereen wint met WaaS

Het is misschien verleidelijk om in fasen over te stappen op een leasemodel, maar er zijn betere manieren om uw doelen te bereiken. Zo'n geleidelijke overgang leidt tot een tweeledig systeem waarbij sommige medewerkers toegang hebben tot een selfserviceportal en alle voordelen van een flexibele werkplek, terwijl de collega aan het bureau ernaast, bij problemen, uren aan de telefoon zit met de helpdesk of problemen heeft met thuiswerken of werken onderweg. Zo'n aanpak helpt ook de IT- of financiële afdeling niet echt. Integendeel zelfs, het parallelle gebruik van verschillende aankoopmethoden maakt het alleen maar ingewikkelder.

Daarom raden wij aan om het gehele IT-landschap op een specifieke datum naar WaaS te verplaatsen. Service providers als CHG-MERIDIAN bieden een scala aan services die een dergelijke overgang veel gemakkelijker maakt. Een optie is het verkoop/verhuur-model. Hierbij koopt de service provider de bestaande hardware en integreert die in de WaaS-offerte. Op die manier hebben alle medewerkers vanaf het begin toegang tot een uitgebreid aanbod van software en services. Maar zelfs als je liever al jouw medewerkers migreert naar een nieuw, uniform hardware-platform kan de WaaS-provider helpen door de oude activa die je wil vervangen over te nemen, zelfs als ze nog niet geheel zijn afgeschreven, ze te wissen volgens de wettelijke vereisten en ze voor de best mogelijke prijs te verkopen. De opbrengst gaat naar jou, de klant, en kan worden gebruikt voor de financiering van jouw WaaS-project.

Leasen in plaats van kopen: wat lang de norm was voor software kan nu ook worden toegepast op werkplek-IT. WaaS heeft veel voordelen. De medewerker heeft toegang tot een volledige werkomgeving die via een selfserviceportal kan worden aangepast aan verschillende functieprofielen en wisselende vereisten. De IT-afdeling wordt niet meer belast met het beheer en onderhoud van een heterogene hoeveelheid activa die werken met verschillende softwareversies. Nu kan deze afdeling zich volledig concentreren op de strategische taken van digitale transformatie. Tot slot, en ook niet onbelangrijk, weet de financiële afdeling eindelijk precies wat de werkplek-IT kost zonder te moeten worstelen met afschrijvingstermijnen en lijsten met activa.

NEEM CONTACT OP!

We helpen je graag verder

Geoffrey Umba

Country Service Manager