Conception optimale et gestion efficace du digital workplace

En situation de pénurie de travailleurs qualifiés, les candidats peuvent demander des efforts considérables à leur futur employeur. Non seulement, ils s’attendent à une rémunération basée sur les performances, mais ils veulent également avoir la possibilité de travailler à distance et avec un système d’horaires de travail basé sur la confiance mutuelle afin de garantir un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Pour proposer des modèles aussi flexibles, les entreprises ont besoin d’un environnement de travail à la pointe de la technologie : le digital workplace. Celui-ci permet aux employés de travailler plus efficacement en leur offrant un accès à leurs process et à leurs données à tout moment et où qu’ils se trouvent.

Les attentes dans ce domaine sont élevées. Les employés n’attendent rien de moins que des technologies de pointe telles que le cloud computing et des applications aussi simples à utiliser que des applications grand public, c’est-à-dire qu’elles doivent offrir une expérience d’utilisation optimale et permettre de travailler rapidement et efficacement, que ce soit au bureau ou en déplacement. Bien évidemment, la technologie et les applications utilisées doivent également être mises à jour et mises à niveau le cas échéant.

Les équipements doivent également être adaptés. Les employés s’attendent à des équipements fiables et de haute qualité tels que des PC, des smartphones, des tablettes, des ordinateurs portables, des écrans et des imprimantes qui leur offrent la possibilité de travailler en toute simplicité. Si un actif tombe en panne, alors un actif de remplacement déjà configuré doit être prêt afin de poursuivre le travail sans heurts.

Les appareils mobiles fournis par l’employeur doivent également permettre une utilisation à titre privé. Pour cela, voici la solution idéale : le modèle COPE (Corporate Owned – Personally Enabled, autrement dit un équipement à la propriété de l’entreprise avec accès privé). Grâce à ce modèle, l’entreprise fournit à ses employés des appareils mobiles qui peuvent également être utilisés en dehors du travail. Ce type de modèle accroît la flexibilité et la productivité et peut également rehausser le degré de satisfaction de l’employé. Dans le même temps, il garantit la sécurité de l’activité et des données à caractère personnel.

Les exemples montrent que la mise en œuvre du digital workplace, l’adaptation des processus existants et la gestion de ses différentes composantes (logiciels, serveurs, appareils) tout au long du cycle de vie, sont complexes et requièrent énormément de ressources. Cela commence par la sélection et l’achat d’équipements informatiques, de solutions informatiques et d’applications puis se poursuit avec la mise en service, la maintenance et l’assistance et se termine par le retrait et l’effacement sécurisé des données une fois arrivés en fin de vie.

Des aspects plus administratifs doivent également être pris en compte tels que la planification et le contrôle des coûts des appareils, de la technologie, des logiciels et de la connectivité et l’assurance de bénéficier d’une maintenance et d’une assistance pendant toute leur durée de vie utile. Combien de digital workplaces existe-t-il ? Quel est leur coût ? De quelle manière peut-on assurer le suivi et bien imputer les frais liés à chaque appareil ? Voici quelques-unes des questions qu’il convient de se poser.

Dans la pratique, la direction informatique et la direction financière fonctionnent généralement de manière distincte, ce qui, bien souvent, a des répercussions négatives : les processus mis en œuvre tout au long du cycle de vie de la technologie manquent de transparence, les départements informatiques, comptabilité et achats sont confrontés à un fardeau administratif pesant et les économies potentielles ne sont pas réalisées.

Dans le cadre de la gestion des investissements dans la sphère technologique, un potentiel d’optimisation immense peut être exploité si les entreprises optent pour un concept associant les sphères technologique et administrative. Grâce à ce concept, les données techniques concernant le type d’actif, ses caractéristiques et ses consommables, sont acheminées vers un point central conjointement aux données financières se rapportant aux coûts de leasing, aux durées de financement et aux centres de coûts. Cela apporte une transparence aux processus tout au long du cycle de vie de la technologie des équipements et permet une gestion efficace et ciblée des investissements consentis dans ce domaine, par exemple les investissements dans le digital workplace.

Il est vivement conseillé aux entreprises étudiant la possibilité de sauter le pas, de consulter un partenaire expérimenté qui possède une vaste expertise dans les domaines du financement et de la gestion des investissements dans la technologie tout au long du cycle de vie des équipements informatiques, et qui leur donnera des conseils avisés afin d’accompagner l’élaboration de plans d’optimisation. Outre la fourniture d’équipements et de logiciels harmonisés et à la pointe de la technologie et l’optimisation des processus, la création d’une culture du digital workplace est essentielle. Les prestataires de services tels que CHG-MERIDIAN peuvent vous aider à identifier les besoins des différents acteurs et à les intégrer dans un concept commercial sur-mesure.