Optimaal ontwerp en efficiënt beheer van de moderne werkplek

Wanneer het aanbod van geschoolde werknemers laag is, kunnen sollicitanten meer eisen stellen aan hun toekomstige werkgevers. Niet alleen verwachten ze prestatiebeloning, maar ook de mogelijkheid om op afstand te werken en met een werktijdensysteem gebaseerd op wederzijds vertrouwen, voor een goede balans tussen werk en privé. Om dergelijke flexibele modellen te kunnen betalen, moeten bedrijven een geavanceerde werkomgeving creëren: de digitale werkplek. Als medewerkers 24 uur per dag en overal ter wereld toegang hebben tot hun processen en data, kunnen ze efficiënter werken.

De verwachtingen voor een digitale werkplek zijn hoog. Medewerkers verwachten krachtige geavanceerde technologieën zoals werken in de cloud, en toepassingen die net zo eenvoudig te gebruiken zijn als een consumenten-app, d.w.z. ze moeten een optimale gebruikerservaring bieden en snel en efficiënt werken mogelijk maken, zowel op een desktopcomputer als op mobiele apparatuur. Natuurlijk moeten de gebruikte IT-technologie en toepassingen up-to-date gehouden worden en indien nodig geüpgraded worden.

De hardware moet ook goed zijn. Medewerkers verwachten betrouwbare apparatuur van hoge kwaliteit, zoals desktopcomputers, smartphones, tablets, laptops, beeldschermen en printers, zodat zij probleemloos kunnen werken. Wanneer apparatuur niet goed werkt, zou een vooraf geconfigureerd vervangend toestel al beschikbaar moeten zijn, zodat moeiteloos verder gewerkt kan worden.

Mobiele apparaten die door de werkgever beschikbaar worden gesteld, moeten ook voor persoonlijk gebruik geschikt zijn. Hiervoor is een perfecte oplossing: COPE (corporate-owned, personally enabled). Met dit model biedt het bedrijf mobiele apparaten die medewerkers ook buiten het werk kunnen gebruiken. Dit type model verhoogt de flexibiliteit en productiviteit en kan de werknemerstevredenheid vergroten. Tegelijkertijd wordt veiligheid van persoonlijke en bedrijfsgegevens gegarandeerd.

In de praktijk zijn IT-beheer en financieel beheer gescheiden afdelingen, vaak met negatieve gevolgen: processen in de technologische levenscyclus zijn niet transparant, de afdelingen IT, Boekhouding en Aankoop worstelen met een zware administratieve last en mogelijke besparingen blijven onbenut.

Als we het hebben over beheer van technologie-investeringen, kan enorm optimalisatiepotentieel ontstaan als bedrijven kiezen voor een concept dat de technologische en administratieve onderdelen koppelt. Met dit type concept gaan technische data over het soort asset, kenmerken en verbruiksgoederen naar een centraal punt, samen met financiële data over leasekosten, financieringstermijnen en kostenplaatsen. Dit geeft transparantie in de processen van de technologische levenscyclus en maakt efficiënt en doelgericht beheer van technologie-investeringen mogelijk, bijvoorbeeld in de digitale werkplek.

De voorbeelden tonen aan dat het leveren van digitale werkplekken, het aanpassen van bestaande processen en het beheer van individuele componenten (software, server, apparaten) gedurende de levenscyclus complex is en veel vereist. Het begint met de selectie en aankoop van IT-apparatuur, IT-oplossingen en apps. Daarna volgen inbedrijfstelling, onderhoud en ondersteuning. Het eindigt met de rollback en veilige dataverwijdering aan het eind van de levenscyclus.

Er zijn ook administratieve aspecten waar rekening mee moet worden gehouden, zoals plannen en controleren van de kosten van apparaten, technologie, software en connectiviteit, plus zorgen voor onderhoud en ondersteuning gedurende de gehele levenscyclus. Hoeveel digitale werkplekken zijn er? Wat kosten ze? Hoe kunnen de kosten van elke asset correct worden opgevolgd en toegewezen? Dit zijn slechts een paar vragen waar je rekening mee dient te houden.

We raden bedrijven, die hieraan willen beginnen, aan om advies in te winnen bij een ervaren partner met een brede kennis in het financieren en beheren van technologie-investeringen gedurende de gehele levenscyclus, en die de ontwikkeling van optimalisatieplannen ondersteunt met betrouwbaar advies. Naast het verlenen van geharmoniseerde state-of-the-art hardware en software, en de optimalisatie van processen, is de implementatie van een digitale werkplekcultuur een belangrijk onderdeel. Dienstverleners als CHG-MERIDIAN kunnen helpen bij het identificeren van de wensen van diverse partijen en deze samenbrengen in een op maat gemaakt bedrijfsconcept.