BIEN PLUS QUE L’ÉQUIPEMENT INFORMATIQUE

Les appareils mobiles, les applications innovantes et les réseaux rapides révolutionnent l’environnement de travail et offrent aux employés de nouvelles manières de collaborer avec leurs partenaires, leurs prestataires de services et leurs clients. Les entreprises sont conscientes de l’impact que vont avoir ces changements. Près de 75 % des responsables de services informatiques et des ressources humaines européens qui ont participé à l’étude PAC sur le Digital Workplace en Europe pensent que la qualité de l’environnement de travail aura une forte influence et sera même vitale pour la réussite de leur entreprise.

Sans surprise, de nombreuses entreprises voient ceci comme un important domaine d’action. Selon l’étude Arbeitsplatz der Zukunft (L’environnement de travail du futur) menée par IDG en 2018, l’environnement de travail se situe à la seconde place sur une liste comportant huit sujets clés. Seule la sécurité informatique est considérée comme plus importante.

Experts: 

• Daniel Oestmann, DSI de Kaefer Isoliertechnik
• Andreas Plaul, Responsable des Services TIC chez Haufe
• Jürgen Bartling, DSI de Sonepar
• Boris Awdejew, CISO de Lekkerland
• Oliver Schorer, DSI de CHG-MERIDIAN

Andreas Plaul, Responsable des Services TIC chez Haufe, un prestataire de solutions logicielles, de consulting et de formation, pense que les services informatiques doivent tout d’abord s’assurer que les besoins fonctionnels fondamentaux de leurs employés sont satisfaits. « Les employés doivent pouvoir travailler à distance en toute sécurité, où qu’ils se trouvent, et avoir accès aux outils de collaboration » déclare Plaul.

Daniel Oestmann, DSI de Kaefer Isoliertechnik, est lui aussi convaincu que la tâche principale des services informatiques est de procurer les technologies nécessaires : « Pour nous, le digital workplace signifie que nous devons offrir à nos employés la base technologique qui leur permettra d’effectuer leur travail de manière aussi efficace et productive que possible. »

Pour Boris Awdejew, CISO de Lekkerland, un grossiste et prestataire logistique, la sécurité est un aspect essentiel à cet égard. « Aujourd’hui, les employés ont accès aux données de l’entreprise en tout lieu et à l’aide d’une vaste gamme d’appareils. Nous devons nous assurer qu’il s’agit bien de nos employés, qu’il n’y a aucune possibilité d’infiltration et que personne ne peut écouter nos communications – et ceci est une question d’authentification. »

Les processus ont aussi un rôle à jouer dans l’habilitation des employés, déclare Oliver Schorer, DSI du spécialiste du digital workplace CHG-MERIDIAN. Il considère le digital workplace comme un environnement qui procure aux employés toutes les informations et les processus dont ils ont besoin pour faciliter et réussir leur travail.

C’est un point clé pour Sonepar, grossiste en matériels électriques. Ses employés doivent avoir de solides connaissances des produits et services de l’entreprise afin de proposer la bonne solution aux clients. C’est pourquoi Sonepar utilise un système de gestion des informations sur les produits en plus de ses solutions d’achats, d’entreposage et de ventes. Ce système conserve les données des produits basées sur ETIM, un modèle d’informations électronique, et contient des photos, des liens profonds, des prix, et bien plus encore.

Pour le DSI de Sonepar, Jürgen Bartling, le défi est de rendre ces informations disponibles à travers une interface standardisée qui permette aux utilisateurs d’y accéder depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone : « Nous voulons nous assurer qu’il est aussi simple que possible pour nos employés de saisir des informations dans le système et de les rendre disponibles pour les processus Sonepar. »

C’est pourquoi Bartling se concentre sur deux aspects qui, à première vue, ne sont pas directement liés au digital workplace. « Tout d’abord, nous devons définir les données dont nous avons besoin pour nos processus, les personnes pour lesquelles nous les rendons disponibles, et la façon dont nous mesurons et garantissons leur qualité. Ensuite, nous devons choisir les programmes, les modules et les outils appropriés. Pour faire cela, nous devons au préalable établir comment l’utilisation d’un outil modifie les données et quelles informations supplémentaires peuvent devenir disponibles », déclare-t-il.

Le fait de disposer des outils et de la technologie ainsi que d’établir les bons processus n’est pas une garantie de réussite. « La technologie est sans aucun doute à la base de la discussion, mais elle ne garantit pas automatiquement la réussite », remarque Andreas Plaul. Boris Awdejew confirme : « Le service informatique garantit la sécurité des systèmes informatiques, mais il est également vital d’impliquer les employés et de leur apprendre à utiliser les outils. »

Haufe recherche des solutions en se concentrant sur les questions de la gestion du changement. L’entreprise s’intéresse non seulement aux individus qui travaillent chez Haufe – en particulier dans le contexte d’une entreprise de logiciels – mais aussi à la manière de changer les formes d’organisation. « Nous vivons une transformation considérable, qui s’éloigne des hiérarchies et s’oriente vers un travail dynamique et des structures de cellules. C’est au service informatique de favoriser ce développement », déclare Plaul.

Selon Schorer, les entreprises doivent développer des stratégies pour garantir cette réussite : « Parmi celles-ci, il faut impliquer les employés, leur faire part des avantages et des progrès, ainsi que créer une expérience utilisateur positive avec de nouvelles technologies, des plateformes et de nouveaux processus. Ainsi, le digital workplace peut apporter aux entreprises un avantage concurrentiel dans la guerre des talents. »

Dans leur effort pour permettre aux employés de se familiariser plus rapidement et plus facilement avec les nouveaux outils et les nouvelles technologies, Daniel Oestmann et ses collègues étudient actuellement la manière de remplacer l’approche traditionnelle par des programmes pilotes, des multiplicateurs et des formations individuelles. « Notre objectif est de mettre fin à la gestion centralisée de la formation. Nous voulons utiliser des portails de formation en ligne basés sur un aspect ludique afin de motiver les employés à s’intéresser à de nouveaux sujets et à apprendre par eux-mêmes au lieu d’attendre qu’on leur propose une formation », dit-il.