Het draait niet alleen om IT-apparatuur

Mobiele apparaten, innovatieve apps en snelle netwerken zorgen voor een revolutie op de werkplek en bieden medewerkers nieuwe manieren om met partners, dienstverleners en klanten samen te werken. Bedrijven zijn zich bewust van de gevolgen van deze veranderingen. Bijna 75 procent van de Europese IT- en HR-managers die deelnamen aan de PAC-studie Digital Workplace in Europe, is van mening dat de kwaliteit van de werkomgeving een grote invloed zal hebben op en zelfs van vitaal belang zal zijn voor het succes van hun bedrijf.

Het is niet verwonderlijk dat veel bedrijven dit als een belangrijk actiepunt zien. Volgens de in 2018 door IDG gehouden enquête ”Werkplek van de toekomst”  staat de werkplek op de tweede plaats in een lijst met acht belangrijke thema’s, waarbij alleen IT-beveiliging belangrijker werd geacht.

Deskundigen:

• Daniel Oestmann, CIO van Kaefer Isoliertechnik
• Andreas Plaul, hoofd ICT-diensten bij Haufe
• Jürgen Bartling, CIO van Sonepar
• Boris Awdejew, CISO van Lekkerland
• Oliver Schorer, CIO van CHG-MERIDIAN

Andreas Plaul, hoofd ICT-diensten bij Haufe, een leverancier van software, adviesdiensten en opleidingsoplossingen, is van oordeel dat IT-afdelingen er allereerst voor moeten zorgen dat wordt voorzien in de functionele basisbehoeften van medewerkers. “Medewerkers moeten vanaf iedere locatie veilig op afstand kunnen werken en toegang hebben tot samenwerkingstools”, aldus Plaul.

Daniel Oestmann, CIO van Kaefer Isoliertechnik, is ook van mening dat het een kerntaak is voor IT om de noodzakelijke technologie te bieden: “Voor ons betekent de digitale werkplek dat we de technologische basis bieden die onze medewerkers in staat stelt hun werk zo efficiënt en productief mogelijk te verrichten.”

Voor Boris Awdejew, CISO van Lekkerland, een groothandel en logistieke dienstverlener, is beveiliging in dit opzicht een belangrijk aspect. “Tegenwoordig hebben medewerkers door middel van een breed scala aan apparaten vanaf iedere locatie toegang tot bedrijfsgegevens. We moeten er zeker van zijn dat het echt onze eigen medewerkers zijn, dat er geen sprake is van een ‘man-in-the-middle’-aanval en dat niemand kan meeluisteren tijdens onze communicatie – en dat is een kwestie van authenticatie.”

“Bij de ondersteuning van medewerkers spelen processen ook een rol”, zegt Oliver Schorer, CIO van CHG-MERIDIAN, een specialist op het gebied van de digitale werkplek. Hij ziet de digitale werkplek als een omgeving die medewerkers voorziet van alle informatie en processen die ze nodig hebben om hun werk op eenvoudige en succesvolle wijze te kunnen doen.

Dit is een belangrijk punt voor Sonepar, een elektrotechnische groothandel. Om klanten de juiste oplossing te kunnen bieden moeten de medewerkers van Sonepar een gedegen kennis hebben van de producten en diensten van het bedrijf. Daarom maakt Sonepar naast zijn oplossingen op het gebied van inkoop, opslag en verkoop gebruik van een productinformatiemanagementsysteem. Het systeem slaat productgegevens op op basis van ETIM, een elektronisch informatiemodel, en bevat foto’s, deep links, prijzen, enz.

Voor de CIO van Sonepar, Jürgen Bartling, is de uitdaging deze informatie beschikbaar te stellen via een gestandaardiseerde interface waarmee gebruikers er vanaf een pc, tablet of smartphone toegang toe kunnen krijgen: “We willen het voor onze medewerkers zo eenvoudig mogelijk maken om informatie in het systeem in te voeren en deze informatie beschikbaar te stellen voor de Sonepar-processen.”

Daarom richt Bartling zich op twee aspecten die, op het eerste gezicht, niet rechtstreeks in verband staan met de digitale werkplek. “Om te beginnen moeten we bepalen welke gegevens we voor onze processen nodig hebben, aan wie we de gegevens beschikbaar stellen en hoe we de kwaliteit ervan meten en garanderen. Daarna moeten we de juiste programma’s, modulen en tools selecteren. Om dat te doen moeten we vooraf vaststellen hoe de gegevens door het gebruik van een tool veranderen en welke aanvullende informatie beschikbaar kan worden gesteld”, zegt hij.

Ook al beschik je over de tools en technologie en heb je de juiste processen vastgesteld, succes is niet gegarandeerd. “Technologie brengt inderdaad de discussie op gang, maar is geen automatische garantie voor succes”, zegt Andreas Plaul. Boris Awdejew is het daarmee eens: “De IT-afdeling draagt zorg voor de beveiliging van de IT-systemen, maar het is ook van groot belang dat we de medewerkers mee krijgen en dat ze de tools leren gebruiken.”

Haufe concentreert zich bij zijn zoektocht naar oplossingen hiervoor op vraagstukken in verband met  change management. Het draait niet alleen om de mensen die bij Haufe werken – vooral in de context van een softwarebedrijf – maar ook om veranderende organisatievormen. “We ondergaan een significante transformatie van hiërarchieën naar wendbaar werken en flexibele teamstructuren. Het is aan de IT-afdeling om deze ontwikkeling te ondersteunen”, aldus Plaul.

Schorer is van mening dat bedrijven strategieën moeten ontwikkelen om ervoor te zorgen dat dit lukt: “Bijvoorbeeld medewerkers erbij betrekken, communiceren over de voordelen en de voortgang en via nieuwe technologieën, platformen en processen zorgen voor een positieve gebruikerservaring. Op deze manier kan de digitale werkplek bedrijven een concurrentievoordeel bieden in de jacht naar talent.”

In een poging ervoor te zorgen dat medewerkers zich sneller en eenvoudiger vertrouwd maken met nieuwe tools en technologieën, hebben Daniel Oestmann en zijn collega’s het er momenteel over hoe ze de conventionele benadering kunnen vervangen door pilotprogramma’s, multipliers en individuele scholing. “Ons doel is te stoppen met centraal gestuurde scholing. We willen e-learningportals op basis van gamificatie gebruiken om medewerkers te motiveren zich in nieuwe onderwerpen te verdiepen en zelfstandig te leren in plaats van te wachten tot we ze een training aanbieden”, aldus Schorer.