Hoe de digitale werkplek je digitale strategie een boost kan geven

Cloud computing, de uitbreiding van glasvezelbreedband, mobiele telefoondekking - België loopt nog steeds achter op het vlak van bepaalde essentiële aspecten voor de digitale revolutie. Helaas geldt dit ook voor de organisatie van het werk en de uitrusting op werkplekken. Hoewel flexibele werkuren, de allernieuwste werkplekken en mobiel werken de norm zijn in andere Europese landen, zoals Noorwegen en Zweden, staat mobiel werken in België nog in zijn kinderschoenen. Bijgevolg stemt de behoefte voor meer flexibiliteit van de werknemers niet overeen met de realiteit.

Zelfs beleidsmakers, voor wie het internet nog steeds onbekend terrein is, erkenden het probleem. Sommigen spreken zelfs van een “recht op mobiel werken”. Er is echter geen reden om dit te verpakken als een eis die aan bedrijven opgelegd wordt. Tenslotte hebben geavanceerde digitale werkplekken heel wat voordelen voor de bedrijven zelf. Ze maken een bedrijf bijvoorbeeld aantrekkelijker als werkgever, zeker voor jonge professionals die opgegroeid zijn met laptops en smartphones - en dat is een aanzienlijk concurrentievoordeel in een tijd waarin er een toenemend tekort aan geschoolde arbeidskrachten is. De mogelijkheid om overal te werken waar het meest zinvol en effectief is voor het bedrijf kan ook de efficiëntie van werknemers bevorderen - mits ze toegang hebben tot de juiste apparatuur. 

Zo’n paradigma verschuiving van conventionele IT-inkoop en -gebruik naar de digitale werkplek wordt natuurlijk niet van de ene op de andere dag bereikt, zeker niet bij grote bedrijven. Dat is waarom je best strategisch verder gaat: 

Vooraleer je kiest voor een specifiek digitaal werkplekconcept is het van essentieel belang om helder voor ogen te houden hoe de IT-omgeving er over drie jaar uit zou moeten zien. Welke apparatuur heb je nodig? Wat is een zinvolle gebruiksduur voor de apparatuur? Wie zou toestemming moeten hebben om nieuwe apparatuur te bestellen, en wanneer? Hoe breed moet het aanbod zijn? Deze en vergelijkbare aspecten moeten vooraf strategisch worden gepland en gedefinieerd. 

Het is soms moeilijk om de opvattingen en verwachtingen van de CIO en CFO met elkaar te verenigen. Met name jonge, energieke IT-managers zijn gebrand op snelle cultuurveranderingen en zullen elk proces willen beoordelen. Zij zullen waarschijnlijk ook aanzienlijke kapitaaluitgaven plannen, zodat de IT-uitrusting zo snel mogelijk vervangen kan worden. Financiële managers zullen in de eerste plaats kijken naar het kostenplaatje. Zij zullen waarschijnlijk in eerste instantie weigeren akkoord te gaan met zulke projecten of de projecten in elk geval proberen te vertragen. Op dat punt komen de op maat gemaakte bedrijfsconcepten van CHG-MERIDIAN volledig tot hun recht. Ze vereenvoudigen de procedures om betalingen te spreiden over de gebruiksduur van een digitale werkplek, terwijl de liquiditeit van het bedrijf behouden wordt. Op die manier kan er worden voldaan aan de vereisten van zowel de CIO als CFO. Tenslotte werkt een duurzame digitale werkplekstrategie alleen als de besluitvormers in IT en Finance met elkaar samenwerken. En omdat de uitrusting aan het einde van de rit een restwaarde heeft, is het niet nodig om de volledige waarde te betalen - en dat is een ander pluspunt dat de CFO zeker zal kunnen bekoren. 

Niet elke werknemer heeft dezelfde behoeften voor hardware en software. Een desktop PC is de beste oplossing voor iedereen die zijn job volledig of grotendeels op kantoor uitvoert. Personeel in het veld, bijvoorbeeld in sales of onderhoud, hebben lichte en robuuste notebooks nodig. Voor designers, ontwikkelaars en grafisch ontwerpers is performantie dan weer belangrijker dan gewicht of afmetingen. 

Kies voor de upgrade van de werkplekken in verschillende fasen op basis van behoeften, in plaats van weken te besteden aan één groot plan waarbij alle computers in één keer worden vervangen. Concepten voor de werkplek met flexibele, kortere termijnen zullen deze strategie vereenvoudigen. De uitrusting wordt ter beschikking gesteld van de werknemers wanneer ze hier behoefte aan hebben en niet op vooraf bepaalde afschrijvingsmomenten. 

Hoe enthousiast je ook over de nieuwste IT-trends bent, je moet de realiteit van de dagelijkse praktijk van je werknemers altijd in gedachten houden. Vermijd het plannen van de digitale werkplek voor een denkbeeldig scenario: praat met de mensen die ermee te maken krijgen en achterhaal hoe smartphone, tablets of laptops effectief en efficiënt ingezet kunnen worden in verschillende specifieke situaties, bijvoorbeeld in productie, assemblage of onderhoud. Van zodra je een strategische beslissing hebt genomen, moet je deze bespreken met je werknemers om de redenen uit te leggen en je visie voor de toekomst te delen. Dat is de enige manier om bereidwilligheid te creëren en enthousiasme voor de digitale werkplek te stimuleren. 

Portalen voor webshops, zoals Amazon, hebben een revolutie veroorzaakt voor de winkelbeleving. Werknemers verwachten vaak een vergelijkbaar gemakkelijkheidsniveau van hun IT-afdeling, maar de realiteit is vaak heel anders. Complexe aanvraagprocessen en maandenlange wachttijden voor de apparatuur zijn niet alleen ergerlijk, ze staan ook de efficiënte implementatie van digitale strategieën in de weg. 

Innovatieve inkoopoplossingen die uitgaan van selfservice portalen zorgen voor een winkelervaring die past bij de verwachtingen van werknemers. De werknemers kiezen de digitale uitrusting die het best past bij hun functie uit een selectie die vooraf werd bepaald door u, de belangrijkste besluitvormer voor IT. Net als wanneer je online winkelt, wordt de bestelling vaak binnen een paar dagen geleverd, en software kan vaak zelfs onmiddellijk ter beschikking worden gesteld. Selfservice portalen hebben nog vele andere voordelen. Ze kunnen bijvoorbeeld gedetailleerde gegevens bijhouden over wie wanneer welke hardware besteld heeft, en hoe hij of zij de hardware gebruikt heeft. Door deze gegevens te analyseren is het mogelijk om toekomstige behoeften te voorspellen en het inkoopproces steeds te blijven verbeteren. Een gebruiksanalyse zorgt ook voor volledige transparantie over de kosten van specifieke werkplekken. 

Een solide strategie is van cruciaal belang voor de succesvolle implementatie van de nieuwe werkplek en mobiele werkconcepten. De digitale werkplek kan echter niet worden geleverd op basis van inflexibele inkoopmodellen met vaste afschrijvingsperioden. Om nog maar te zwijgen over de aanzienlijke investeringen vooraf die nodig zouden zijn voor een ad hoc hervorming van het IT-landschap. 

Daarom raden we je aan te kiezen voor een flexibel, op maat gemaakt bedrijfsconcept dat op behoeften gebaseerde inkoop biedt en de kosten over de gehele levensduur spreidt. Als je werknemers in staat stelt hun werkplek zelf uit te rusten via een selfservice portaal, vergroot dat niet alleen de tevredenheid onder je personeel, maar ook hun efficiëntie en performantie. De digitale werkplek kan je digitale strategie een boost geven.