De digitale werkplek is cruciaal voor elke digitale strategie

Oliver Schorer: Een digitale strategie moet het werknemers mogelijk maken efficiënter en flexibeler te werken. Ze moeten bijvoorbeeld thuis of onderweg kunnen werken, en bijvoorbeeld snelle en veilige toegang hebben tot bedrijfsinformatie en applicaties. Dit laatste punt is cruciaal, omdat digitalisatie om kortere reactietijden en innovatiecycli vraagt. Een grotere flexibiliteit is alleen haalbaar, indien de werkplekken van een bedrijf ontworpen worden met dit in het achterhoofd.

Schorer: Onze ervaringen verschillen van sector tot sector en zelfs binnen hetzelfde bedrijf. In Duitsland bijvoorbeeld, wordt de desktop  nog steeds in alle sectoren erg gewaardeerd. Behalve wanneer je het bekijkt vanuit het perspectief van verschillende generaties: jongere werknemers in bijna alle bedrijven zijn geneigd de voorkeur te geven aan werken met een smartphone en laptop. Maar het gaat niet alleen om de IT apparatuur. Efficiënte digitale processen en servicemodellen zijn net zo belangrijk. Ze moeten het werknemers mogelijk maken informatie snel en doeltreffend te verwerken, idealiter op een manier die ze uit hun privéleven reeds kennen. Daarom zou elke werknemer inspraak moeten hebben in het ontwerp van zijn persoonlijke mobiele werkplek en welke apparatuur en apps op die werkplek beschikbaar moeten zijn.

Oliver Schorer, Chief Information Officer bij CHG-MERIDIAN, een aanbieder van technologische diensten, weet waar bedrijven op moeten letten voor een digitale werkplek.

Schorer: Buiten het werk gebruiken werknemers online platformen om producten en diensten te selecteren en te bestellen. Een vergelijkbaar proces zou ook op het werk beschikbaar moeten zijn. We hebben bijvoorbeeld een oplossing ontwikkeld waarbij de werknemer eindapparatuur en bijpassende apps en diensten kan bestellen via een selfservice portaal, een proces dat ze, naast hun werk, reeds gewoon zijn.

Schorer: Nee, integendeel. Afdelingen kunnen aangeven welke hardware, zoals laptops, smartphones en tablets, beschikbaar wordt gesteld aan medewerkers op basis van hun positie en werkgebied. Dit zorgt ervoor dat de uitrol van serviceprocessen en   gebruiksvriendelijkheid, zoals het toepassen van software updates, gebaseerd zijn op gestandaardiseerde processen, waardoor administratieve inspanningen en inefficiëntie van de verschillende hard- en software versies worden verminderd.

Schorer: Ja. We zien de combinatie van zakelijk en privégebruik als een integraal onderdeel van de digitale werkplek. Dit noemen we COPE: “Corporate Owned - Personally Enabled”. Een concept als COPE maakt het voor bedrijven mogelijk om apparatuur voor persoonlijk gebruik toe te staan. Tegenwoordig kunnen zakelijke en persoonlijke gegevens gemakkelijk gescheiden worden gehouden op een smartphone of laptop. Ook wanneer de werkgever een aantrekkelijke keuze van beschikbare apparatuur als onderdeel maakt van COPE, hebben gebruikers privé laptop, smartphone of tablet niet meer nodig voor het werk. Schaduw-IT behoort tot het verleden.

Schorer: Dit klopt, dat hebben niet alle bedrijven. Veel IT-specialisten hebben het steeds drukker met de projecten rond digitalisatie binnen hun bedrijf. De voor de hand liggende oplossing is het management van digitale werkplekken en de selfservice portalen uit te besteden aan een externe aanbieder. Zo’n specialist kan het hele proces overnemen indien dit gewenst is.Van het selecteren en aankopen van de toestellen en de software, het uitrollen van het systeem, het beheren van het selfservice portaal tot het afhandelen van de teruggaven en de gecertificeerde dataverwijdering aan het einde van de levenscyclus.

Schorer: Neen. De aangeboden systemen en diensten kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van de gebruiker en de digitale proces keten, en kan de gebruiker zijn eigen persoonlijke behoeften aan het portaal toevoegen. Dit vergroot de efficiëntie, daar elke gebruiker toegang zal hebben tot de apparatuur en de applicaties die hij echt nodig heeft voor zijn werk. 

Schorer: Het is belangrijk om het Management mee aan boord te hebben, dit wilt zeggen, het Bestuur en de Afdelingshoofden, maar ook de HR-afdeling. Het vraagt ook om een aanpak waarbij werknemers meer betrokken worden. Zij hebben vaak al waardevolle vaardigheden in het gebruik van dergelijke apparatuur buiten hun werk, waar bedrijven gebruik van zouden moeten maken. Dit is waar de voordelen van de mobiele, digitale werkplek een rol spelen.

Schorer: Er zijn bijvoorbeeld kostenbesparingen in het tweecijferige percentagebereik. Werknemers zijn ook efficiënter en gemotiveerder als ze hun werkplek op basis van hun eigen behoeften kunnen inrichten. Andere voordelen zijn een grotere flexibiliteit en een betere balans tussen werk en privé. Dit zijn belangrijke factoren wanneer het gaat om het aantrekken van gekwalificeerde werknemers en - nog belangrijker - om hen te aan boord te houden.