Als je een nieuwe IT-infrastructuur plant, is de eerste vraag die je jezelf als CFO stelt of de investering winst oplevert. Het antwoord zit in de berekening van de total cost of ownership (TCO). Als de berekening van TCO juist wordt uitgevoerd, zijn niet alleen de aankoopkosten bekend, maar ook welke kosten gedurende de levensduur van de IT-infrastructuur te hoog zullen zijn. Bij de berekening moet je ook rekening houden met factoren als gebruikspatronen, onderhoudseisen, verlies of schade, proceskosten en locatie gerelateerde invloeden. Maar veel bedrijven zien deze kosten over het hoofd.
Stel dat je jouw medewerkers van de buitendienst wilt voorzien van smartphones. De aanschafkosten van het aantal benodigde apparaten bij elkaar optellen is niet voldoende. Je moet denken aan vele factoren die invloed hebben op TCO, zoals
Als de TCO voor complexere IT-infrastructuren moet worden berekend, bijvoorbeeld internationaal werken, is nog meer ervaring nodig om dit goed te doen.
Op dit punt zijn vergelijkingen en benchmarks uiterst waardevol. De meeste belangrijke IT leveranciers bieden TCO-berekeningen, maar je kunt niet zeker weten of deze neutraal zijn. Ze kunnen in het voordeel van de leverancier uitvallen.
Het is niet ongebruikelijk dat meer dan één leverancier betrokken is bij een project, om te voorkomen dat men afhankelijk is van slechts één leverancier. Wanneer dit het geval is, is de vraag hoe individuele TCO-berekeningen op elkaar aansluiten. Hier kan de expertise van een onafhankelijke externe partner van onschatbare waarde zijn. Deze partner moet de benodigde expertise hebben, bekend zijn met jouw sector en de technologie die je wil gaan gebruiken. Ook moet de partner benchmarks kunnen leveren die geschikt zijn voor jouw project en jouw bedrijf.
De partner moet onafhankelijk zijn van IT leveranciers. Dan kunnen zij de beste beslissingen nemen voor jouw project.
Er is nog een factor die vaak over het hoofd wordt gezien bij TCO: de kostenberekeningen die gedurende de levensduur kunnen veranderen. Aan alle fasen van de IT-levenscyclus moet aandacht worden besteed: -van planning van infrastructuur en aankoop apparatuur- tot rollout, contractbeheer, proceskosten, onderhoud en activabeheer, en uiteindelijk rollback en veilige data erasure.
De onafhankelijke voorkeurspartner zal je de data en empirische waarden geven die je nodig hebt om een weloverwogen beslissing te nemen over aankoop, werking, financiering en services, en om de haalbaarheid van de geplande kapitaalinvesteringen goed te kunnen beoordelen. Dit geeft je de IT-infrastructuur die je nodig hebt voor jouw innovatieproject samen met alle relevante data die nodig zijn voor jouw financieel beheer.
Een uitgebreide TCO-berekening biedt de basis voor de juiste financiële strategie. De strategie die past bij jouw specifieke project moet flexibel zijn en de gehele levensduur in overweging nemen. Hiervoor zijn transparantie en strakke controle van IT en financiën vereist. Net als de tools die je gebruikt voor het beheer van jouw IT-projecten, kan een geschikte partner de financiering in de gaten houden. De oplossing van CHG-MERIDIAN is TESMA®, een tool voor technologie- en servicebeheer waarmee je op één plek contracten, services en leveranciers kunt beheren. Volledige TCO-berekeningen, transparante projecten en duidelijk gedocumenteerde financieringsstrategieën helpen jou bij je digitale innovatie zonder de kosten uit het oog te verliezen. Niet alleen op het moment van aankoop, maar gedurende de gehele levensduur.
We helpen je graag verder
Country Service Manager